HR Audit

Mungkin untuk segelintir orang, jika mengenal kata audit langsung terbayang sesuatu yang berhubungan dengan standar, prosedur keuangan, finansial, prosedur dll, dimana dilakukan pengecekan, pemeriksaan apakah proses sudah dijalankan sesuai prosedur atau standar yang berlaku.
Tapi jika SDM diaudit, standar apa yang dipakai? mengapa harus ada audit SDM? Dan untuk apa?. Mungkin bagi sebagian orang masih belum lazim mendengar istilah audit SDM.

A. DEFINISI AUDIT

1. Audit adalah kegiatan mengumpulkan informasi aktual (bukti-bukti) dan signifikan melalui interaksi (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian serta penarikan kesimpulan) secara sistematis, obyektif dan terdokumentasi yang berorientasi pada azas nilai manfaat.
2. Audit merupakan proses sistematik dalam pengumpulan dan penilaian secara objektif atas bukti-bukti yang berkenaan dengan pernyataan tentang tindakan-tindakan dan peristiwa-peristiwa untuk menentukan tingkat kesesuaian antara pernyataan tersebut dengan kriteria-kriteria standar, serta mengkomunikasikan hasil-hasilnya kepada pihak-pihak pengguna yang berkepentingan.

B. AUDIT SUMBER DAYA MANUSIA

Adalah pemeriksaan dan penilaian secara sistematis, obyektif dan terdokumentasi terhadap fungsi-fungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajemen sumber daya manusia dengan tujuan memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektivitas dan efisiensi dalam pengelolaan sumber daya manusia untuk mendukung tercapainya sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan baik untuk jangka pendek, jangka menengah maupun jangka panjang.

Manfaat utama dalam audit SDM diantaranya bisa mengetahui proses mana yang belum memenuhi persyaratan hukum berlaku sehingga meminimalisir proses internal organisasi yang berpotensi melanggar hukum, dan yang terpenting adalah membantu organisasi secara sistematis untuk mengidentifikasi kondisi saat ini serta langkah aksi apa yang perlu dijalankan untuk meningkatkan kinerja proses fungsi SDM.

Obyek SDM yang diaudit

Aspek SDM yang dapat diaudit cukup luas, karena SDM itu sendiri mencakup fungsi perencanaan, fungsi pengembangan, fungsi pemeliharaan, fungsi informasi, fungsi penghargaan dan penghukuman, serta fungsi peningkatan kinerja. Dengan demikian jika dirinci, obyek yang dapat diaudit adalah sebagai berikut :

• Fungsi Perencanaan : Manpower Planning, Manpower Recruitment, Manpower Fulfillment, Sourcing Candidate.
• Fungsi Pengembangan : Training, Development, Coaching, Mentoring.
• Fungsi Informasi & Teknologi : Personnel Data base, Sistem Informasi Manajemen SDM (HRIS).
• Fungsi Pemerliharaan : Industrial Relation, Corporate Social Responsibility.
• Fungsi Penghargaan dan Penghukuman : Compensation & Benefit, Reward, Termination, Punishment.
• Fungsi Peningkatan kinerja : Performance Management System, Pay for Performance.

Dari aspek diatas, kebanyakan masih berkutat dalam hal sistem dan prosedur dimana aspek ini sering disebut sebagai sisi Hard Capabilities Organisasi. Perkembangan selanjutnya yang bisa menjadi pertimbangan audit, adalah juga mengaudit aspek Soft Organisasi, antara lain :

• Budaya Organisasi,
• Audit competency staff SDM,
• Audit kepuasan terhadap fungsi SDM.

Dalam meng-audit sumber daya manusia ada beberapa cara untuk melakukannya, dimana audit ini nantinya digunakan dalam perencanaan SDM. Yaitu dengan beberapa pertanyaan mengenai HR Planning:

1. Apakah perusahaan mempunyai sebuah perencanaan SDM untuk memenuhi kebutuhan SDM ?

2. Apakah ada orang/posisi yang bertanggungjawab dalam menangani perencanaan SDM tersebut?

3. Jika memiliki perencanaan SDM, apakah perencanaan SDM tersebut sudah dikorelasikan dengan perencanaan strategi perusahaan?

4. Jika memiliki perencanaan SDM, apakah sudah dimasukkan kedalam budget perusahaan?

5. Jika memiliki perencanaan SDM, apakah perencanaan SDM tersebut digunakan dalam restrukturisasi perusahaan, merger, akuisisi, ekspansi, penciutan perusahaan atau strategi lainnya?

Selain itu audit juga dapat dilakukan untuk menentukan:
1. Organization Structure.
2. Job description.
3. Assesment
4. Recruitment
5. Selection and Placement
6. Orientation
7. Training and Development
8. Carree Management
9. Performance Management, dan
10.Reward Management

Ketika anda melakukan audit SDM, sebenarnya ada beberapa hal yang mesti diketahui yakni kegunaan audit SDM itu sendiri. Ini tergantung dari perspektif dan tujuan audit SDM itu sendiri. Dengan mengetahui tujuan audit, maka pelaksanaan audit dan prosesnya akan menyelaraskan dengan tujuan tersebut.

Beberapa hal yang menjadi tujuan dan kegunaan audit SDM antara lain :

1.Tujuan

Mengendalikan kegiatan organisasi melalui fungsi pemeriksaan dan penilaian terhadap permasalahan organisasi (ketaatan, efektivitas dan efisiensi) yang disoroti dari dimensi SDM agar sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan organisasi secara keseluruhan dapat dipastikan tercapai. 2. Kegunaan

• Mencari hal-hal yang berpotensi menimbulkan masalah serius di kemudian hari
• Mencari area yang dapat dilakukan perbaikan dan improvement
• Sebagai alat dokumentasi untuk merger, akuisisi maupun reorganisasi
• Untuk mencari tahu seberapa jauh pemenuhan sistem dengan standar, peraturan dan regulasi yang ada.

Adapun sumber data yang bisa digunakan untuk audit SDM adalah:

• SOP, aturan dan prosedur yang ada
• Pimpinan Departemen SDM atau personalia
• Pimpinan Departemen lain

C. FORMAT LAPORAN AUDIT

LAPORAN TEMUAN AUDIT SDM / ORGANISASI
KEPADA :
FAKULTAS/JURUSAN :
TANGGAL :
Uraian ketidaksesuaian Bukti-bukti objektif Referensi Skala kekritisan Batas waktu penyelesaian

Rekomendasi auditor :

Laporan perbaikan :

Verifikasi oleh auditor :

D. CONTOH KASUS AUDIT SDM
Contoh kasusnya ada pada Perusahaan maskapai penerbangan Adam Air, dimana audit SDM dilakukan atas saran berbagai banyak pihak termasuk KNKT yang dikarenakan beruntunnya kecelakaan yang dialami pesawat-pesawat Adam Air, mulai dari tersasar, ban pecah, tergelincir, hilang, dan juga hard landing.


Sumber : http://one.indoskripsi.com/judul-skripsi-makalah-tentang/sistem-audit-sdm-dan-organisasi-tata-pamong
http://www.sinarharapan.co.id/berita/0702/22/sh03.html
IlmuSDM.wordpress.com